NỘI DUNG BẢN CÂU HỎI

Các nội dung tiêu chí trong bản câu hỏi khảo sát đánh giá năng lực của cán bộ quản lý theo “Phản hồi 360 độ” thường khác nhau ở các tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau.  Thông thường các tiêu chí đánh giá được phân chia thành một số nhóm các năng lực lãnh đạo thiết yếu như:

 

1. Đương đầu với những thách thức trong công việc:

  • Quản trị sự thay đổi.
  • Ra quyết định.
  • Làm việc có hiệu quả với các lãnh đạo cấp trên.
  • Kiên trì và chú trọng giải quyết những gì trở ngại cho công việc.
  • Sẵn sàng nhận thêm trách nhiệm.
  • Biết cách kiểm soát công việc của bản thân.
  • Mau chóng nắm bắt: công nghệ kỹ thuật mới và kiến thức, kỹ năng kinh doanh.
  • Quyết đoán.

 

2. Chỉ huy nhân viên:

  • Ủy quyền, tạo cơ hội phát triển cho nhân viên; quan tâm tới nhân viên; đối xử công bằng đối với nhân viên.
  • Động viên, kích thích nhân viên.
  • Giải quyết xung đột.
  • Huấn luyện nhân viên.
  • Tạo môi trường phát triển.
  • Đương đầu với các vấn đề của nhân viên.
  • Làm việc theo nhóm.
  • Thu hút nhân tài.

3. Giao tiếp:

  • Kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc: trình bày, lắng nghe, thông tin phản hồi, phỏng vấn, đàm phán, thương thuyết.
  • Tổ chức hội họp.
  • Thiết lập và duy trì các mối quan hệ.
  • Cảm thông và nhạy cảm.
  • Thẳng thắn và khách quan.
  • Cân bằng cuộc sống và công việc.
  • Nhận thức đúng về bản thân.
  • Làm cho mọi người thấy thoải mái, dễ chịu.
  • Linh hoạt.

Mỗi năng lực đều được định nghĩa/ mô tả chi tiết cụ thể. Ví dụ: năng lực quản trị sự thay đổi được mô tả bao gồm:

  1. Khả năng thích nghi nhanh chóng với các chương trình, chính sách thay đổi nhằm nâng cao tính hiệu quả của tổ chức.
  2. Chủ động khởi xướng, tích cực thực hiện và quản trị quá trình thay đổi một cách hiệu quả.
  3. Biết cách giao tiếp, giúp người khác có được tâm lý vững vàng, nhanh chóng thích nghi, hứng thú với sự thay đổi, đồng thời giúp họ chấp nhận, hiểu rõ cần phải làm gì để thực hiện quá trình thay đổi.
  4. Khuyến khích mọi người suy nghĩ theo cách sáng tạo, tìm ra những định hướng, những hệ thống và phương thức mới có thể được phát triển và áp dụng hiệu quả cho tổ chức.

PHƯƠNG ÁN TRẢ LỜI

Có nhiều cách thiết kế bản trả lời. Mỗi phương án án trả lời có ưu nhược điểm riêng. Tổ chức/ doanh nghiệp có thể chọn phương án phù hợp nhất cho mình.

Phương án 1: trả lời giống nhau. Hầu hết mọi câu hỏi đều có cách thức trả lời giống nhau.

Trong ví dụ nêu trên về năng lực quản trị sự thay đổi có thể được thiết kế tương ứng, thành 4 câu hỏi. Mỗi câu hỏi trả lời cho 1 nội dung/ hoạt động/ thành phần của năng lực quản trị sự thay đổi. Ví dụ: Hãy đánh giá tính thích nghi nhanh chóng với thay đổi và hỗ trợ các chương trình, chính sách thay đổi để đảm bảo tính hiệu quả của tổ chức của anh/chị A? Doanh nghiệp có thể chọn lựa thang điểm theo từ kém đến tốt theo quy định:

  1. Kém, không chấp nhận được
  2. Chưa đạt yêu cầu
  3. Đạt yêu cầu
  4. Khá/ vượt yêu cầu
  5. Tốt/ cao/ xuất sắc

Doanh nghiệp cũng có thể chọn lựa thang điểm theo mức độ thể hiện trong công việc, theo quy định:

  1. Hoàn toàn không thể hiện
  2. Thể hiện rất ít
  3. Thể hiện ở phạm vi nhỏ
  4. Thể hiện ở phạm vi lớn
  5. Thể hiện trong toàn bộ hoạt động

Ưu điểm của phương án trả lời này: người được đánh giá biết được kết quả đánh giá từng thành phần / nội dung trong năng lực quản trị sự thay đổi. Người được đánh giá có thể được ghi nhận cao ở khía cạnh: Chủ động khởi xướng, tích cực thực hiện và quản trị quá trình thay đổi một cách hiệu quả; nhưng có thể chưa biết cách giao tiếp giúp người khác có được tâm lý vững vàng, nhanh chóng thích nghi, hứng thú với sự thay đổi. Khi tính điểm trung bình của tất cả các khía cạnh sẽ có kết quả đánh giá tổng hợp cho toàn bộ năng lực quản trị sự thay đổi.

Nhược điểm của phương án trả lời này: cách thiết kế câu trả lời này khiến người trả lời dễ bị chủ quan, cảm tính trong đánh giá, thiếu chính xác, khó phân biệt sự khác nhau giữa 2 cấp độ gần nhau.

 

Phương án 2:  trả lời chi tiết về sự khác biệt.

Trong ví dụ nêu trên, thay vì sử dụng  4 câu hỏi riêng lẻ để đánh giá năng lực quản trị sự thay đổi, doanh nghiệp có thể sử dụng chung 1 câu hỏi, đánh giá chung năng lực quản trị sự thay đổi theo các phương án hướng dẫn chi tiết nội dung trả lời sau đây:

Cấp độ 1:

  • Không muốn hoặc chấp nhận các thay đổi khi cần thiết một cách chậm chạp.
  • Thường để các thay đổi bất ngờ xảy ra và có thể bị dao động, hoang mang do các hoạt động quen thuộc bị xáo trộn.
  • Chuẩn bị thay đổi theo chỉ đạo của cấp trên hoặc chủ yếu là phản ứng tức thời với thị trường.

Cấp độ 2:

  • Thích nghi và chấp nhận các thay đổi khi cần thiết.
  • Có khả năng chuẩn bị, dẫn dắt và khuyến khích những người khác tham gia vào sự thay đổi hoặc có thể thúc đẩy, hỗ trợ cho sự thay đổi được thực hiện thành công.

Cấp độ 3:

  • Phát hiện và thích nghi nhanh chóng với mọi sự thay đổi.
  • Dự đoán trước các thay đổi cần thiết.
  • Chuẩn bị sẵn sàng cho sự thay đổi.
  • Có kế hoạch thay đổi cho cá nhân, tạo cơ sở cho quá trình thay đổi diễn ra nhanh chóng và hiệu quả mà không bị giảm năng suất.
  • Hiểu được lợi ích và ảnh hưởng của sự thay đổi.

Cấp độ 4:

  • Khởi xướng sự thay đổi và quyết định thời điểm cần thay đổi, giải quyết hiệu quả và linh hoạt những vấn đề liên quan đến sự thay đổi.
  • Nhận diện được các tác nhân tạo nên sự thay đổi.
  • Tạo ra môi trường làm việc linh hoạt. Giúp mọi thành viên trong nhóm tham gia hiệu quả vào quản trị quá trình thay đổi.
  • Cung cấp cho các thành viên trong nhóm những kỹ năng cần thiết để thay đổi và để họ biết là họ có thể thích nghi được nhanh chóng.
  • Giúp mọi người hiểu được lợi ích, sự cần thiết phải thay đổi và chấp nhận, hứng thú với sự thay đổi.
  • Liên tục điều chỉnh những chiến lược và kế hoạch ở mức độ cao để đáp ứng những thay đổi trong công việc.

Cấp độ 5:

  • Có khả năng tạo dựng một cơ cấu tổ chức linh hoạt và dự đoán được những thay đổi cần thiết. Luôn đi tiên phong trong việc tìm ra những hướng kinh doanh, đối tác, chính sách và quy trình mới.
  • Có khả năng dự đoán và lập kế hoạch chủ động tác động đến quá trình thay đổi.
  • Khuyến khích mọi người suy nghĩ một cách sáng tạo, tìm ra những định hướng, những hệ thống và phương thức mới có thể được để phát triển và áp dụng hiệu quả cho tổ chức.
  • Xây dựng cơ chế hỗ trợ và nguồn lực cho việc tiến hành thay đổi một cách hiệu quả.
  • Góp phần tạo nên văn hóa thay đổi lành mạnh trong công ty.
  • Tạo ra quy trình quản trị thay đổi hiệu quả trong tổ chức.

Phương án trả lời  2 này có các ưu /nhược điểm hoàn toàn ngược với phương  án 1. Ưu điểm nổi bật của phương án trả lời này: cả người đánh giá lẫn người được đánh giá đều biết được các nội dung thể hiện chi tiết, rõ ràng, chuẩn mực cho từng cấp độ của  năng lực quản trị sự thay đổi.

Kim Dung

Bài viết có bản quyền của SkillDecode, xin vui lòng ghi rõ nguồn www.SkillDecode.com khi trích dẫn hoặc đăng lại.